Smartsheet er en kraftig nettapp som gjenoppfinner regnearket for å gi det et bredt spekter av tilleggsfunksjoner som gjør det utrolig fleksibelt.
Effektivt er det en database satt opp som et regneark, så mens du har de grunnleggende kolonnene og radene for dataverdier, kan du legge til mange forskjellige parametere til det, legge til nedtrekksbokser, legge til symboler og til og med sette inn bilder.
Du kan også vise data på forskjellige måter, ikke minst ved Gantt eller kalendervisning, og det er et dashbord der du kan legge inn tilleggsinformasjon.
Faktisk har den som mål å gjøre langt mer enn normale regneark kan gjøre, og har som mål å dekke funksjoner som normalt finnes i prosjektstyringsapplikasjoner.
(Bildekreditt: Smartsheet)
Setter opp
Registrering burde vært enkel, men ved registrering nektet den å godta Gmail-kontoen min. Etter et par mislykkede forsøk kom jeg inn på forretningsadressen min, som deretter sparket inn en ny registreringsskjerm som inkluderte et alternativ for å logge inn med Google-kontoen min. Mangel på sammenføyd tenking – ikke en god start.
Når du er inne i admin-dashbordet er det en videoopplæring for å introdusere funksjoner, men det går gjennom alt og det er vanskelig å ta det hele i. Forvent å måtte pause og spille av mye igjen, for med stor kraft kommer en like flott læringskurve for å sikre deg forstå funksjonaliteten du trenger å bruke.
Å starte et grunnleggende regneark er enkelt nok – det er forskjellige maler gitt etter hva du trenger å fokusere mest på. Disse inkluderer rutenett, oppgaveliste eller prosjekt, som i utgangspunktet alle er det kjente regnearkformatet, bortsett fra at prosjekt også integrerer en kalender etter de første radene. Disse malene har grunnleggende overskrifter som du kan beholde, redigere eller legge til etter behov.
En annen mal, Kort, inneholder et sett med kolonner som du enkelt kan dra og slippe informasjon over. På den måten kan det minne litt om Trello, men det er fremdeles veldig cellebaserte regneark, bare konfigurert for å vise annerledes.
(Bildekreditt: Smartsheet)
Behandle data
Selvfølgelig er det ikke noe mer skremmende enn et blankt ark. Selv om det er det åpenbare alternativet å starte fra bunnen av, er det imidlertid et importalternativ tilgjengelig. Dette gjør at data fra andre regnearkformater kan tas i bruk fra Microsoft Excel eller Project, sammen med Google Sheets eller Trello.
Jeg testet dette ved å importere leselistefraden min fra GoodReads, og fant ut at mens dataene importeres fint, var det noen mindre formateringsproblemer som raskt ble løst ved å bruke kommandoen erstatte.
En av de store fordelene med Smartsheet er å kunne legge til tilleggsinformasjon til det vanlige regnearkformatet, for eksempel å sette inn bilder eller kommentarer. Hvis du gjør dette, vises et lite ikon i den aktuelle kolonnen, som faktisk er en hyperkobling til den aktuelle filen.
På den ene siden er bruk av ikoner en nyttig måte å se at informasjonen er lagt til. På den andre siden kan du ikke se hva som er lagt til uten å navigere gjennom cellene. En musepekeren bekrefter ganske enkelt at noe er lagt til, men det ville være bedre hvis den faktisk avslørte hva som er der.
(Bildekreditt: Smartsheet)
I tillegg er det ingen livestream som viser hvilke endringer som gjøres i en fil som andre samarbeidspartnere lett kan se. Mens Smartsheet er ment å markere endringer i en fil til fordel for andre brukere når de neste gang logger seg inn, som vi alle vet er det enkelt å logge seg på for å starte noe, bare for å bli kalt bort for noe annet og må komme tilbake og logge inn en gang til.
Selv en enkelt bruker vil kanskje faktisk ha en aktivitetsstrøm som viser oppgaver, i stedet for å måtte sjekke individuelle celler i et regneark for å bekrefte hva de har eller ikke har fullført.
Begge disse problemene virker mot brukereffektivitet, som virkelig burde være en kjernekomponent i programvare som dette.
Det er også viktig å merke seg at selv om du kan eksportere data fra Smartsheet til Excel, PDF eller Google Sheets, er det bare de viktigste regnearkdataene som blir eksportert, og at ytterligere data unike for Smartsheet kan gå tapt.
(Bildekreditt: Smartsheet)
Brukervennlighet
Hvis du kjenner deg til regneark, bør det ikke være for vanskelig å finne veien gjennom det grunnleggende om bruk av Smartsheet. Det som tar litt tid å bli vant til, er alle de ekstra klokkene og fløytene du ikke er kjent med, og kanskje ikke vet at de er der.
Det er mange hjelpemeldinger som utløses ved å klikke deg gjennom forskjellige alternativer, og det finnes et læringsbibliotek for å hjelpe til med brukertrening – med forbehold om at videoene løper gjennom funksjoner i stedet for å introdusere dem, så forvent mye å måtte pause og spille av , som kanskje ikke går så bra ned i gruppetrening.
Selv om det må understrekes at dette er en kraftig programvare som kan gjøre så mye mer enn Excel, har den en egen logikk som også kan være frustrerende.
Da jeg for eksempel begynte å legge inn arbeidsrelaterte data, oppdaget jeg raskt at standardinnstillinger utelukker søndag eller nasjonale helligdager. Dette betydde at oppgaver som ble påbegynt på en lørdag som var forventet å pågå i to dager, faktisk viste seg å ta tre i kalendervisningen.
Det ville være bedre hvis administratorer kan legge til egne betingelser når og når de trenger det, i stedet for å måtte fortsette å gå tilbake for å endre standardverdier som ikke er nødvendige.
(Bildekreditt: Smartsheet)
Andre merknader inkluderer at når jeg importerte GoodReads-dataene mine og satte opp en kalendervisning, viste alle bøkene ikke etter tittelen, men med ID-koden. Jeg kunne ikke finne noe i de vanlige topptekstkommandoene for å rette dette, og oppdaget at det faktisk er et innstillingsikon øverst til høyre – men du gjettet det, det var ingen måte å stille inn hvilken kolonne som skulle vises i kalendervisningen.
Jeg fant til slutt ut hvordan jeg skulle endre den – men i stedet for bare å utpeke boktittelkolonnen som den primære kolonnen, måtte jeg lage en ny kolonne og kopiere data fra den primære kolonnen inn i den, og deretter kopiere data fra tittelkolonnen til primær én – mens du gir nytt navn til alle tre kolonnene fordi du ikke kan ha duplikatnavn. Igjen er det et annet eksempel på hvordan programvarens standardkonfigurasjoner kan forårsake flere problemer enn de løser.
Det negative til side, de forskjellige malformatene – og muligheten til å veksle mellom dem – gjør det virkelig enkelt å administrere data. Med mine importerte GoodReads-anmeldelser, for eksempel, viste det seg raskt at kalendervisningen hadde vist at GoodReads hadde samlet en mengde av anmeldelsene mine til samme dato, noe som var galt.
Å fikse det var like enkelt som å dra og slippe data til nye datoer, som automatisk oppdaterte cellene i regnearket mitt. Imidlertid ble intet instrumentpanel gjort tilgjengelig med importen min som forventet, noe som betydde at det ikke var noen måte å konfigurere rapporter basert på.
(Bildekreditt: Smartsheet)
Til og med er det noen virkelig gode funksjoner for Smartsheet, en fremragende funksjon er muligheten til å bruke skjemaer for å sende data. Disse skjemaene kan fylles ut av hvem som helst, for eksempel tredjeparter som ikke er en del av teamet ditt eller til og med bruker Smartsheet. Når skjemaet sendes, legges informasjonen automatisk inn i et ark, for eksempel for en arbeidsflyt, en forespørselsrapport eller en metertabell. Dette kan deretter styres via et administrasjonsstatus-dashbord.
Selve dashbordet kan normalt tilpasses, med muligheten til å legge inn ytterligere informasjon under det, for eksempel bilder, videoer, skjemaer, etc. Dette kan deretter deles med navngitte interessenter. Og kjernen i programvaren er muligheten til å administrere og spore data, få informasjon til de rette menneskene til rett tid.
(Bildekreditt: Smartsheet)
Forretningsapplikasjoner
Smartsheet utvikler regneark til nye og interessante steder, og hvis det bare sees i den forbindelse er det en tydelig markedsleder. Men det selger seg også som en prosjektledelsesapplikasjon, og det er her ting blir litt mindre gunstige. Andre prosjektstyringsverktøy har et mer brukervennlig grensesnitt, og uten tvil mer spesialisert funksjonalitet.
Imidlertid, hva Smartsheet har, er en oversiktlig og klar måte å presentere data på som vil være kjent for alle regnearkbrukere. Selv selv da, er det viktig å huske at selv om Smartsheet kan tilby flere alternativer enn Microsoft Excel og Project, tilbyr det annen funksjonalitet, og det kan kaste noen brukere. Begrensninger inkluderer det faktum at selv om du kan opprette flere ark, kan du ikke lage arbeidsbøker med ark med faner.
(Bildekreditt: Smartsheet)
Når du går tilbake til fordelene, er det tilleggsfunksjoner fokusert på automatisering av prosesser og bygging av arbeidsflyter som flytter det nærmere prosjektledelsen. Men det vil ta litt trening for å få ansatte til et nivå der de kan bruke mellomliggende og avanserte alternativer som disse.
Med det til side er det lett å se hvordan Smartsheet kan selges som erstatning eller – enda bedre – en oppgradering fra Excel eller et annet regnearksprogram. Det er den enkle gevinsten.
Jo hardere salg er prisene på Smartsheet. Det er to hovednivåer, den første er individuell som er priset til $ 14 (£ 10.83) per måned, som lar samarbeidspartnere se, redigere og administrere ark gratis.
Det andre laget rettet mot bedrifter med mer enn tre lisensierte brukere og koster $ 25 (£ 19) per bruker per måned, men bare hvis det faktureres årlig. Dette gjør Smartsheet mye dyrere enn konkurrerende regnearkprogrammer, mens du setter det på en dyrere slutt på prosjektstyringsprogramvaren.
(Bildekreditt: Smartsheet)
Endelig dom
Smartsheet gjør det veldig bra, og kan trygt erstatte enhver eksisterende regnearkløsning, samtidig som den gir mye mer verdi i forhold til hvor mye og hva den kan gjøre. Men selv om det kan gjøre mye for data, kan det ikke gjøre mye for brukerne. Fra quirky konfigurasjoner og det grunnleggende brukergrensesnittet, kommer Smartsheet med ineffektivitet som er iboende for systemet, noe som heller enn å øke produktiviteten kan ende med å bremse det.
På toppen av det, selv om det er muligheten for samarbeid, mistenker jeg at de fleste ledere vil sitte igjen å måtte dekke det meste av datainntasting, så risikoen er at det i begynnelsen kan se ut til å legge mer til arbeidsmengden. Imidlertid kan dette oppveies av at en enkelt løsning blir brukt til å føre all data og administrasjonsovervåking, i stedet for å bruke flere pakker.
Prisingen ser også ut til å være konkurransedyktig, spesielt med noen smarte prosjektledelsesløsninger der ute, som Trello, Zoho Projects, Monday.com og Wrike. Smartsheet kan ikke alltid konkurrere med noen av disse, spesielt om brukeropplevelse, men er priset til den øverste enden av markedet.
For selskaper som verdsetter dataene sine og ønsker å gå utover det grunnleggende regnearkformatet og lar dataene sine gjøre mer, tilbyr Smartsheet en veldig ekte løsning.
Totalt sett vil Smartsheet sannsynligvis appellere mest til bedriftsbrukeren, ikke minst på grunn av den opprinnelige fortroligheten, men også det faktum at databruk og arbeidsflyter er integrert i driften. Brukere av små bedrifter foretrekker kanskje et alternativ som har mindre avhengighet av kald logikk og har et varmere brukergrensesnitt.
