Zoho Books er en skybasert plattform designet for å være et brukervennlig verktøy for små bedrifter å administrere både kontoer og kontantstrøm. Det er laget av det indiske programvarefirma Zoho, som ble grunnlagt i 1996 og fokuserer på å utvikle forretningsmessige verktøy og IT-løsninger.
Hovedtrekkene til Zoho Books inkluderer et intuitivt dashbord, en funksjon for å spore inventar i sanntid og robuste rapporteringsverktøy. Det kan også koble til organisasjonens bankkonto, slik at automatiske pengeoverføringer kan gjøres. Videre integreres plattformen med tredjeparts lønnstjenester.
Mens alt dette dekker de fleste finansielle verktøyene som SMB sannsynligvis trenger, finnes det også en omfattende hjelpeseksjon på Zoho Books-dashbordet hvis du trenger informasjon om andre funksjoner.
Siden plattformen er skybasert, kan den kjøres fra hvilken som helst datamaskin med internettilgang.
Priser
Zoho tilbyr en 14-dagers gratis prøveversjon til alle som er interessert i prøvetaking av programvaren.
Den grunnleggende pakken er $ 9 (£ 6,90) per organisasjon per måned. Dette inkluderer fem automatiserte arbeidsflyter, to brukere, bankavstemming, egendefinerte fakturaer, kostnadssporing og gjentatte transaksjoner.
Standardplanen er $ 19 (£ 14,50) per organisasjon per måned. Dette inkluderer all grunnplanen har å tilby pluss 500 kontakter, tre brukere, 10 automatiserte arbeidsflyter, regninger og leverandørkreditter.
Den profesjonelle pakken er $ 29 (£ 22) per organisasjon per måned, og inkluderer ubegrensede kontakter, 10 brukere, 10 automatiserte arbeidsflyter, innkjøpsordrer og et tilpasset domene.
Setup
Brukere trenger bare å åpne nettleseren etter eget valg og navigere til https://www.zoho.eu/books for å komme i gang.
Som tidligere nevnt tilbyr Zoho en 14-dagers prøveperiode for alle nivåer. Bare opprett en konto for å komme i gang. Under det første oppsettet blir du bedt om å velge modulene du trenger for din virksomhet. Dette er en enkel prosess: Zoho går deg gjennom hvert trinn. Brukere vil bli spurt om de vil aktivere tofaktorautentisering ved første pålogging. Du kan velge å aktivere dette umiddelbart eller bli påminnet på et senere tidspunkt.
Når oppsettet er fullført, kan brukerne deretter fylle ut sin profil. Hvis mer enn én person skal bruke Zoho Books, må du legge dem til som admins, Staff eller Timesheet Staff. Admins har total kontroll over kontoene, stab kan få tilgang til alt unntatt rapporter, innstillinger og regnskapsverktøy, og Timesheet Staff kan bare få tilgang til tidsskrifter.
Brukere kan be om en demo fra deres kontos hjemmeside. Annet enn det, kan brukerne velge å konfigurere åpningsbalanser, konfigurere kontoplan eller konfigurere direkte banktilførsler, avhengig av modulene de valgte for å aktivere.
Zoho Books holder webinarer hver uke. Disse gir tips og triks, for eksempel hvordan du navigerer i dashbordet.
Interface
Dashboardet i Zoho Books er veldig enkelt og greit å bruke. På hovedskjermbildet kan brukerne se totale fordringer og samlede gjeld, med tilgang til diagrammer for kontantstrøm og utgifter når de ruller ned.
Alle andre alternativer kan lett nås på venstre side av skjermen. Avhengig av modulene du aktiverer, kan du velge fra Elementer, Bank, Salg, Kjøp og mer.
Innstillingsikonet øverst til høyre på skjermen lar brukerne endre sine preferanser for elementer som merkevarebygging, salg og kjøp. Generelle innstillinger kan også justeres herfra.
Grensesnittet har mange forskjellige menyalternativer, men er lagt ut på en slik effektiv måte at det aldri virker overveldende.
Fantastiske former
Zoho inneholder standardskjemaene som følger med de fleste regnskapsprogrammer. Imidlertid er det også sportspakker, forsendelsesfakturaer og leveringsnotater.
Transaksjonsskjemaer kan inneholde opptil 10 tilpassede felt, og det er noe som ikke tilbys av konkurrenter. Fakturaer inkluderer informasjon knyttet til fraktkostnader, omsetningsskatt og eventuelle rabatter.
Kjøpstransaksjoner som regninger, utgifter og innkjøpsordrer gir samme detaljerte opplysninger.
Record breaking
Zoho har en rekke rekordmaler, transaksjonsskjemaer og rapporter som gjør at det skiller seg ut fra mengden.
Brukere kan opprette nye kontakter og importere kunder fra en fil i Kontakter-delen, med disse kontaktene opprettet som enten en kunde eller en leverandør.
Brukerdetaljer vises øverst til høyre for hver kontaktoppføring. Du kan velge mellom skatt, betalingsdetaljer, adresse, egendefinerte felt og rapporteringsmerker via en serie av faner. Plattformen lar brukerne opprette opptil 10 tilpassede felt.
Etter at du har tastet inn alle kontaktene dine i oversikten, kan du se dem på en skjerm. Hver kontakt har sin egen graf som beskriver betalinger inn og ut. Fra fanen Transaksjoner kan brukere vise alle transaksjoner knyttet til den aktuelle kontakten, sammen med statusen for hver transaksjon.
Tilleggsfunksjoner
Zoho Books har en supplerende mobilapp. Når du har opprettet kontoen din, kan du gå til https://www.zoho.com/books/mobile-apps for å laste ned programvare for iOS-, Android- og Windows-smarttelefoner. Hver app gir tilgang til rask innsikt fra dashbordet, fakturaer og utgifter.
Endelig dom
Zoho Books er et utmerket verktøy for små bedrifter, som inneholder alt du trenger for dine daglige regnskapsbehov. På noen måter overgår Zoho langt sine konkurrenter med tanke på overlegne posten og flere transaksjonsskjemaer som er tilgjengelige.
Imidlertid inkluderer det fortsatt ikke lønn, og dette har vært en stor kritikk fra brukere online, selv om den kan integreres med tredjeparts lønnsløsninger som greytHR og Paybooks.
Løsningen mangler noen av de avanserte egenskapene til konkurransen, for eksempel rapporttilpasning eller noen av de ekstra funksjonene som er tilgjengelige i prosjektledelsen. Imidlertid tar disse ikke bort fra sin generelle ekspertise. Det er en enkel å bruke plattform med svært detaljerte kontakt- og transaksjonsskjemaer. Alt er pent lagt ut, så du er ikke tvunget til å tilbringe mye tid på å akklimatisere til Zoho.
- Vi har plukket ut den beste budsjetteringsprogramvaren i 2018
